Abrechnungszeitraum & Fristen
- Abrechnungszeitraum festlegen — Exakt 12 Monate, beginnt mit Mietvertragsbeginn oder Kalenderjahr
- Abrechnungsfrist einhalten — Abrechnung muss dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB)
- Verspätungsfolge beachten — Nach Fristablauf keine Nachforderungen mehr möglich (Ausnahme: Vermieter hat Verspätung nicht zu vertreten)
- Vorauszahlungen korrekt erfassen — Alle monatlichen Vorauszahlungen des Mieters auflisten und gegenrechnen
Umlagefähige Kosten (§ 2 BetrKV)
- Nur umlagefähige Positionen — Verwaltungskosten, Reparaturen und Instandhaltung dürfen nicht auf Mieter umgelegt werden
- Mietvertrag prüfen — Nur Kostenarten abrechnen, die im Mietvertrag vereinbart wurden
- Heizkosten korrekt aufteilen — Mindestens 50 %, maximal 70 % nach Verbrauch; Rest nach Fläche (HeizKV)
- Warmwasserkosten trennen — Separat von Heizkosten ausweisen, falls zentrale Versorgung
Verteilerschlüssel
- Verteilerschlüssel aus Mietvertrag — Fläche, Personenzahl, Verbrauch oder Wohneinheiten korrekt anwenden
- Wohnflächen aktuell — Stimmen die verwendeten Quadratmeterzahlen mit den tatsächlichen Flächen überein?
- Leerstand selbst tragen — Kostenanteile leerstehender Wohnungen gehen zu Lasten des Vermieters
Formale Anforderungen
- Abrechnung nachvollziehbar — Gesamtkosten, Umlageschlüssel, Mieteranteil und Vorauszahlungen transparent darstellen
- Belegvorhaltepflicht — Originalbelege aufbewahren und dem Mieter auf Anfrage Einsicht gewähren
- Absender korrekt — Abrechnung vom Vermieter oder bevollmächtigter Hausverwaltung unterschreiben
Häufige Fehlerquellen vermeiden
- Keine doppelten Positionen — Gleiche Kosten nicht unter verschiedenen Bezeichnungen abrechnen
- Keine nicht vereinbarten Kosten — Nur Positionen abrechnen, die der Mietvertrag ausdrücklich vorsieht
- Wirtschaftlichkeitsgebot — Kosten müssen angemessen sein; überhöhte Ausgaben sind anfechtbar
- Korrekte Abrechnungsspitze — Nachforderung oder Guthaben klar ausweisen und Zahlungsfrist angeben