Tagesordnung abstimmen
- Terminabstimmung mit Verwaltung — Frühzeitig Terminvorschläge besprechen und Raumverfügbarkeit klären
- Tagesordnungspunkte sammeln — Anliegen der Eigentümer abfragen und mit der Verwaltung zusammenstellen
- Priorisierung — Wichtige Beschlussthemen (Instandhaltung, Rücklagen, Verträge) zuerst auf die Agenda setzen
- Einladungsfrist prüfen — Einladung mindestens 3 Wochen vor Termin (§ 24 Abs. 4 WEG)
Unterlagen sichten & vorbereiten
- Jahresabrechnung vorab prüfen — Einzelabrechnungen und Gesamtabrechnung mit Verwaltung durchsprechen
- Wirtschaftsplan bewerten — Hausgeld, Rücklagenzuführung und Verwaltergebühren auf Plausibilität prüfen
- Angebote für Instandhaltung — Vergleichsangebote für geplante Maßnahmen zusammenstellen
- Protokoll der letzten Versammlung — Offene Punkte und Umsetzungsstand der Beschlüsse prüfen
Beschlussvorlagen vorbereiten
- Klare Formulierungen — Beschlussanträge eindeutig und rechtssicher formulieren (ggf. mit Verwaltung abstimmen)
- Kostenrahmen benennen — Bei Instandhaltungsmaßnahmen: Höchstbetrag und Finanzierung festlegen
- Alternativvorschläge vorbereiten — Für strittige Themen mehrere Beschlussvarianten anbieten
Vollmachten & Teilnahme organisieren
- Eigentümer an Termin erinnern — Persönliche Ansprache oder Info-Rundschreiben ergänzend zur Einladung
- Vollmachten einsammeln — Verhinderte Eigentümer frühzeitig um schriftliche Vollmacht bitten
- Beschlussfähigkeit sicherstellen — Prüfen, ob voraussichtlich mehr als 50 % der Miteigentumsanteile vertreten sind
Protokoll begleiten & Nachbereitung
- Protokollführung absprechen — Mit Verwaltung klären, wer protokolliert und in welchem Umfang
- Beschlussergebnisse mitnotieren — Eigene Aufzeichnungen zu Abstimmungsergebnissen als Kontrolle
- Protokollprüfung — Beschlussprotokoll der Verwaltung zeitnah gegenlesen und Korrekturen anmerken
- Umsetzung nachverfolgen — Vereinbarte Maßnahmen und Fristen im Blick behalten, regelmäßig bei Verwaltung nachfragen