Hausverwaltung Aufgaben: Was macht ein Hausverwalter? [2025 Guide]
Was macht ein Hausverwalter eigentlich?
Als Immobilieneigentümer fragen Sie sich vielleicht: Welche Aufgaben hat ein Hausverwalter und warum brauche ich überhaupt einen? Die Antwort ist umfassender, als viele denken. Ein professioneller Hausverwalter übernimmt weit mehr als nur die Jahresabrechnung – er ist der zentrale Dreh- und Angelpunkt für alle administrativen, kaufmännischen und technischen Belange Ihrer Immobilie.
Die Aufgaben unterscheiden sich dabei je nach Verwaltungsart: Bei der WEG-Verwaltung (Wohnungseigentümergemeinschaft) steht das Gemeinschaftseigentum im Fokus, während bei der SEV-Verwaltung (Sondereigentumsverwaltung) auch Vermietungsthemen hinzukommen. In diesem umfassenden Guide erfahren Sie alles über die 10 Kernaufgaben einer Hausverwaltung, gesetzliche Pflichten nach der WEG-Reform 2020 und worauf Sie als Eigentümer achten sollten.
Die 10 Kernaufgaben einer Hausverwaltung
1. Finanzmanagement und Budgetplanung
Das kaufmännische Herzstück der Hausverwaltung ist die professionelle Finanzverwaltung. Der Hausverwalter erstellt jährliche Wirtschaftspläne, plant Rücklagen für Instandhaltungsmaßnahmen und überwacht alle Ein- und Ausgaben der Immobilie. Bei WEG-Verwaltungen verwaltet er das Gemeinschaftskonto, bei SEV-Verwaltungen zusätzlich Mieteinnahmen und Kautionen. Die ordnungsgemäße Mittelverwendung und transparente Dokumentation aller Finanztransaktionen gehören zu den zentralen Pflichten nach § 27 WEG.
2. Jahresabrechnung und Nebenkostenabrechnung
Die Jahresabrechnung ist die Visitenkarte jeder Hausverwaltung. Sie muss für WEGs bis zum 31. Dezember des Folgejahres vorliegen und alle Einnahmen und Ausgaben transparent auflisten. Der Verwalter erstellt dabei nicht nur die Gesamtabrechnung für die Eigentümergemeinschaft, sondern auch individuelle Einzelabrechnungen für jeden Eigentümer. Bei vermieteten Wohnungen kommen zusätzlich die Nebenkostenabrechnungen für Mieter hinzu. Diese müssen fristgerecht, formal korrekt und nachvollziehbar sein – Fehler können kostspielige Nachforderungen verzögern.
3. Organisation von Eigentümerversammlungen
Die jährliche Eigentümerversammlung ist gesetzlich vorgeschrieben und muss vom Verwalter professionell organisiert werden. Das umfasst die fristgerechte Einladung (mindestens zwei Wochen vorher), die Erstellung einer strukturierten Tagesordnung, die Vorbereitung aller Beschlussvorlagen und die Protokollführung während der Versammlung. Nach der Versammlung muss das Protokoll binnen eines Monats an alle Eigentümer versandt werden. Der Verwalter ist außerdem verantwortlich für die Umsetzung aller gefassten Beschlüsse und deren rechtliche Prüfung.
4. Instandhaltungsmanagement
Langfristiger Werterhalt ist nur durch vorausschauendes Instandhaltungsmanagement möglich. Der Hausverwalter erstellt Instandhaltungspläne, führt regelmäßige Objektbegehungen durch und identifiziert frühzeitig Sanierungsbedarf. Bei größeren Maßnahmen übernimmt er die Ausschreibung von Handwerkerleistungen, holt Vergleichsangebote ein und koordiniert die Durchführung. Die Überwachung der Arbeitsqualität, Abnahme von Bauleistungen und Gewährleistungsverfolgung gehören ebenso dazu wie die Dokumentation aller Maßnahmen für die Hausakten.
5. Objektbetreuung und Mängelverfolgung
Kontinuierliche Objektbetreuung bedeutet mehr als nur auf Anrufe zu reagieren. Ein professioneller Verwalter führt regelmäßige Begehungen durch, dokumentiert den Zustand der Immobilie fotografisch und erstellt Mängellisten. Bei akuten Schäden – etwa nach Unwettern oder Wasserschäden – koordiniert er die schnelle Schadensbeseitigung und informiert die Versicherung. Die systematische Mängelverfolgung stellt sicher, dass keine Gewährleistungsfristen verfallen und Handwerker zur Nachbesserung verpflichtet werden können.
6. Versicherungsmanagement
Der Hausverwalter ist zentraler Ansprechpartner für alle Versicherungsangelegenheiten. Er prüft bestehende Versicherungsverträge (Gebäudeversicherung, Haftpflicht, Elementarschäden), vergleicht Konditionen und schlägt Optimierungen vor. Im Schadensfall übernimmt er die komplette Schadensabwicklung: Meldung an die Versicherung, Beauftragung von Gutachtern, Koordination der Reparaturen und Durchsetzung von Ansprüchen. Die jährliche Überprüfung der Versicherungssummen und Anpassung an gestiegene Immobilienwerte gehört ebenfalls dazu.
7. Vertragsmanagement mit Dienstleistern
Professionelles Vertragsmanagement spart Geld und sichert Qualität. Der Hausverwalter schließt und verwaltet alle Verträge mit Dienstleistern: Hausmeisterservice, Gartenpflege, Winterdienst, Aufzugswartung, Heizungswartung und vieles mehr. Er prüft Rechnungen auf Richtigkeit, überwacht Vertragslaufzeiten, kündigt fristgerecht und führt regelmäßige Ausschreibungen durch, um Kosten zu optimieren. Die Kontrolle der Leistungserbringung und Reklamationsmanagement bei Mängeln gehören selbstverständlich dazu.
8. Mietermanagement (bei SEV-Verwaltung)
Bei der Sondereigentumsverwaltung kommen spezielle Aufgaben rund um die Vermietung hinzu. Der Verwalter führt die komplette Mieterkorrespondenz, prüft Mieterhöhungsmöglichkeiten, erstellt Nebenkostenabrechnungen und überwacht Zahlungseingänge. Bei Mietrückständen mahnt er ab und leitet bei Bedarf rechtliche Schritte ein. Die Wohnungsabnahme und -übergabe, Verwaltung von Kautionen und Bearbeitung von Mietermängelmeldungen gehören ebenso zum Aufgabenbereich wie die Beratung zu mietrechtlichen Fragen.
9. Rechtliche Compliance und Dokumentation
Hausverwaltung ist hochreguliert – und der Verwalter muss alle gesetzlichen Vorgaben kennen und einhalten. Das umfasst das WEG-Gesetz, Mietrecht, Baurecht, Energieeinsparverordnung (EnEV), Gebäudeenergiegesetz (GEG) und zahlreiche weitere Vorschriften. Die ordnungsgemäße Führung der Hausakten mit allen Protokollen, Verträgen, Abrechnungen und Korrespondenz ist Pflicht. Bei Eigentümerwechseln stellt der Verwalter alle notwendigen Unterlagen zusammen und informiert über Hausgeldschulden oder offene Sonderumlagen.
10. Kommunikation mit allen Beteiligten
Professionelle Kommunikation ist die Grundlage erfolgreicher Hausverwaltung. Der Verwalter ist Ansprechpartner für Eigentümer, Mieter, Handwerker, Behörden, Versicherungen und viele weitere Beteiligte. Er beantwortet Anfragen zeitnah, informiert proaktiv über wichtige Entwicklungen und vermittelt bei Konflikten zwischen Eigentümern. Die transparente Information über alle Maßnahmen, Kosten und Beschlüsse schafft Vertrauen und verhindert Missverständnisse. Moderne Verwalter nutzen dafür digitale Portale wie CASAVI, die 24/7-Zugriff auf alle Dokumente ermöglichen.
Unterschied: WEG-Verwaltung vs. SEV-Verwaltung
Die Aufgaben unterscheiden sich je nach Verwaltungsart erheblich:
| Aspekt | WEG-Verwaltung | SEV-Verwaltung |
|---|---|---|
| Fokus | Gemeinschaftseigentum (Dach, Fassade, Heizung, Treppenhaus) | Sondereigentum + Vermietung |
| Entscheidungen | Durch Eigentümerversammlung mit Mehrheitsbeschlüssen | Durch einzelnen Eigentümer |
| Finanzmanagement | Gemeinschaftskonto, Rücklagen, Wirtschaftsplan für WEG | Individuelle Konten pro Eigentümer, Mieteinnahmen |
| Mieterbetreuung | Nur indirekt (Gemeinschaftseigentum betreffend) | Vollumfängliche Mieterbetreuung |
| Abrechnungen | Jahresabrechnung für WEG + Einzelabrechnungen Eigentümer | Nebenkostenabrechnungen für Mieter |
| Versammlungen | Jährliche Eigentümerversammlung Pflicht | Keine Versammlungen notwendig |
Bei der WEG-Verwaltung ist der Verwalter an die Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft gebunden und muss demokratische Prozesse moderieren. Bei der SEV-Verwaltung agiert er direkter im Auftrag des einzelnen Eigentümers und kann schneller Entscheidungen umsetzen – muss aber auch intensiver Vermietungsthemen bearbeiten.
Gesetzliche Pflichten nach WEG-Reform 2020
Die WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 hat die Rechte und Pflichten von Hausverwaltern deutlich präzisiert. Die wichtigsten Änderungen nach § 27 WEG:
Rechenschaftspflicht: Der Verwalter muss jederzeit über die Einnahmen- und Ausgabensituation Auskunft geben können und auf Verlangen Belege vorlegen. Die Jahresabrechnung muss transparent und nachvollziehbar sein.
Dokumentationspflicht: Alle Verträge, Beschlüsse, Protokolle und Korrespondenz müssen ordnungsgemäß archiviert und bei Eigentümerwechseln übergeben werden. Die digitale Dokumentation ist mittlerweile Standard.
Haftung: Der Verwalter haftet für Pflichtverletzungen persönlich. Das umfasst verspätete Abrechnungen, unterlassene Instandhaltung, fehlerhafte Versicherungen oder Verstöße gegen Beschlüsse.
Neutralitätspflicht: Der Verwalter muss alle Eigentümer gleichbehandeln und darf keine Eigeninteressen über die Interessen der Gemeinschaft stellen.
Fortbildungspflicht: Auch wenn keine formale Qualifikation vorgeschrieben ist, erwartet die Rechtsprechung, dass Verwalter sich kontinuierlich fortbilden und über aktuelle Gesetzesänderungen informiert bleiben.
Diese Pflichten zeigen: Hausverwaltung ist Vertrauenssache und erfordert höchste Professionalität.
Checkliste: Diese Aufgaben MUSS Ihr Verwalter erledigen
Als Eigentümer sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Verwalter diese unverzichtbaren Kernaufgaben erfüllt:
- Jahresabrechnung bis 31.12. des Folgejahres erstellen (WEG-Verwaltung)
- Jährliche Eigentümerversammlung mit fristgerechter Einladung organisieren
- Wirtschaftsplan für das kommende Jahr erstellen und zur Beschlussfassung vorlegen
- Regelmäßige Objektbegehungen durchführen und dokumentieren
- Versicherungsschutz prüfen und Versicherungssummen aktuell halten
- Rechnungen fristgerecht begleichen und Zahlungseingänge überwachen
- Mängel und Schäden unverzüglich melden und Beseitigung koordinieren
- Hausakten ordnungsgemäß führen und bei Bedarf Unterlagen bereitstellen
- Beschlüsse der Eigentümerversammlung umsetzen und dokumentieren
- Transparente Kommunikation über alle wichtigen Vorgänge sicherstellen
Tipp: Prüfen Sie im Verwaltungsvertrag, welche Aufgaben genau vereinbart sind. Nicht alle Leistungen sind standardmäßig enthalten – manchmal müssen Sonderleistungen gesondert beauftragt werden.
Wie Monca Hausverwaltung diese Aufgaben meistert
Bei Monca Hausverwaltung setzen wir seit über 40 Jahren auf Professionalität, Transparenz und persönliche Betreuung. Alle Kernaufgaben der Hausverwaltung werden bei uns durch erfahrene Fachkräfte erledigt:
Digitale Transparenz: Mit dem CASAVI-Portal haben Sie 24/7 Zugriff auf alle Dokumente, Abrechnungen und Verträge. Sie können Mängel direkt melden, Reparaturen verfolgen und jederzeit den aktuellen Stand Ihrer Hausgeldkonten einsehen.
Persönliche Erreichbarkeit: Unser Team ist für Sie telefonisch und per E-Mail erreichbar – nicht nur zu Geschäftszeiten. Bei Notfällen außerhalb der Bürozeiten greift unser 24/7-Notfallservice.
Jahrzehntelange Erfahrung: Seit 1985 betreuen wir Immobilien in Köln und Umgebung. Unser Team kennt die lokalen Gegebenheiten, hat zuverlässige Handwerkernetzwerke aufgebaut und weiß, worauf es bei der Verwaltung in verschiedenen Stadtteilen ankommt.
Kosteneffizienz: Durch langfristige Rahmenverträge mit Dienstleistern (z.B. Provinzial Versicherung) und professionelles Vertragsmanagement erzielen wir nachweisbare Kosteneinsparungen für unsere Eigentümer.
FAQ: Die 5 häufigsten Fragen zu Hausverwalter-Aufgaben
Was darf ein Hausverwalter nicht?
Ein Hausverwalter darf keine Beschlüsse eigenmächtig fassen, die der Zustimmung der Eigentümerversammlung bedürfen. Größere Reparaturen, Umbauten oder außerplanmäßige Ausgaben müssen vorher beschlossen werden. Er darf auch nicht gegen gefasste Beschlüsse verstoßen, Eigentümer ungleich behandeln oder Eigeninteressen über Gemeinschaftsinteressen stellen.
Wie kontrolliere ich meinen Hausverwalter?
Sie haben ein Einsichtsrecht in alle Unterlagen nach § 28 WEG. Prüfen Sie regelmäßig die Jahresabrechnungen auf Plausibilität, fordern Sie bei Unklarheiten Belege an und nehmen Sie an Eigentümerversammlungen teil. Stellen Sie konkrete Fragen zu Ausgaben, Verträgen und Maßnahmen. Bei berechtigten Zweifeln können Sie eine Sonderprüfung durch einen externen Gutachter beschließen lassen.
Welche Kosten sind normal für Hausverwaltungsleistungen?
Die Verwaltervergütung liegt typischerweise zwischen 20 und 35 Euro pro Wohneinheit und Monat bei WEG-Verwaltung – abhängig von Objektgröße, Leistungsumfang und Region. SEV-Verwaltung ist oft teurer (2-8% der Jahresnettokaltmiete), da mehr Aufgaben anfallen. Achten Sie darauf, dass der Verwaltungsvertrag klar definiert, welche Leistungen inkludiert sind und was als Sonderleistung extra berechnet wird.
Kann der Verwalter ohne Beschluss handeln?
Bei Eilmaßnahmen zur Schadensabwehr darf und muss der Verwalter ohne vorherigen Beschluss handeln – etwa bei Wasserschäden, Sturmschäden oder Heizungsausfall im Winter. Auch Routinemaßnahmen wie Wartungen oder kleinere Reparaturen im Rahmen des beschlossenen Wirtschaftsplans kann er eigenständig beauftragen. Alles darüber hinaus erfordert einen Beschluss der Eigentümergemeinschaft.
Was passiert bei Pflichtverletzung durch den Verwalter?
Bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen kann der Verwalter fristlos gekündigt oder durch Beschluss abberufen werden. Eigentümer können Schadensersatzansprüche geltend machen, wenn durch Pflichtverletzung (z.B. fehlende Versicherung, unterlassene Instandhaltung) finanzielle Schäden entstanden sind. In schweren Fällen kann auch eine strafrechtliche Relevanz (Untreue) vorliegen. Die Eigentümerversammlung sollte zunächst den Verwalter zur Stellungnahme auffordern und kann bei Nichtbesserung die Kündigung beschließen.
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